上海市綠化和市容管理局文件管理規(guī)定

文件是信息資源的重要組成部分，為了管理好機(jī)關(guān)的文件，確保信息的有效利用，節(jié)省行政管理費(fèi)用，提高工作效率，特制定文件管理工作規(guī)定。

一、內(nèi)部文件管理

1、文件制定

文件制訂要本著精簡(jiǎn)數(shù)量、提高質(zhì)量的要求，根據(jù)工作需要進(jìn)行制定。各部門認(rèn)為要以局黨組、局行政名義制定文件，須由分管局領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人認(rèn)可，由部門起草，并經(jīng)OA系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)、核簽。

2、文件簽發(fā)

部門擬定的以局黨政名義發(fā)出的文稿，由黨政辦公室核稿、局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，黨政辦方可統(tǒng)一編號(hào)打印的文件須經(jīng)擬稿人校對(duì)后，由文印室統(tǒng)一印發(fā)。上行文必須由局黨政主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，平行文和下行文可由分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

3、文件修改

根據(jù)不斷變化的形勢(shì)，凡文件在執(zhí)行過(guò)程中需要修改完善的，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及職能部門提出修改意見(jiàn)，原則上以新文件替代老文件，按上述文件簽發(fā)程序辦理，新文件啟用，原有文件廢止。

二、外部文件管理

1、上級(jí)下發(fā)的各類文件，包括政策、規(guī)章等，由黨政辦公室簽收，統(tǒng)一登記后交黨政辦公室主任擬辦，并根據(jù)擬辦意見(jiàn)分別進(jìn)行規(guī)定范圍的傳閱，傳閱和辦理完畢的文件即進(jìn)入黨政辦公室分類進(jìn)行歸檔程序；

2、平行機(jī)關(guān)和下屬部門的來(lái)文，由黨政辦公室主任視不同情況進(jìn)行登記，交局領(lǐng)導(dǎo)閱示后，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門傳閱和辦理；

3、各部門（條線）收到的上級(jí)對(duì)口部門的各類文件，由相關(guān)部門進(jìn)行登記，辦理完畢后由該部門保存。

三、文件執(zhí)行程序

1、凡以局黨政名義簽發(fā)的文件，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及職能部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，并由黨政辦公室負(fù)責(zé)督辦；

2、凡有局領(lǐng)導(dǎo)批辦或簽署意見(jiàn)的外部文件，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門負(fù)責(zé)辦理，并由黨政辦公室負(fù)責(zé)督辦。

四、文件歸檔要求

文件材料的立卷歸檔按文書檔案管理要求執(zhí)行。凡本局的發(fā)文全部入檔，缺一不可，對(duì)于上級(jí)及下屬單位的外部文件，應(yīng)根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，確定是否移交歸檔。對(duì)于不需歸檔的文件，應(yīng)按需要自行劃定保管期限，并在保管期限內(nèi)分類、編目妥善保存。

五、保管期限設(shè)定

1、法律、法規(guī)、政策、規(guī)章為長(zhǎng)期保存。

2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話為兩年。

3、上級(jí)對(duì)口文件的普發(fā)性文件為一年。

4、凡部門制發(fā)的文件、工作中形成的記錄，重要的應(yīng)按檔案管理要求，每年初向檔案室移交，一般的記錄可根據(jù)實(shí)際情況保存一至兩年，以便查考。

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